Betriebsfeiern sind wichtig für jedes Unternehmen, das auf Teamarbeit und glückliche Mitarbeiter setzt. Damit Stimmung aufkommt und das Event nicht zum Desaster wird, ist eine gute Planung unumgänglich. Wer etwa gerade den Neujahrsempfang plant, findet hier zehn wertvolle Tipps:

10 Tipps zum Firmenvent organisieren

1. Gästeliste vorbereiten

„Wer soll zum Event eingeladen werden?“ ist die große Frage, die immer wieder im Raum steht, da sie in erster Linie ja das Budget beeinflusst. Festangestellte Mitarbeiter sind eigentlich immer mit im Boot, aber wie verhält es sich mit Minijobbern, Freelancern und anderen? Sollen die Mitarbeiter mit Familien und Partner kommen, oder lieber ohne? Fragen, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Diesen schließen sich andere an, wie beispielsweise Essgewohnheiten oder Lebensmittelallergien. Je nach Versanddatum der Einladungen sollten auch die Zu- und Absagen schriftlich gesammelt werden.

Auch gilt es zu überlegen, ob man jene Mitarbeiter einlädt, die nicht konkret mit der Firma selbst zu tun haben. Dazu kann ein Hausmeister des Bürohauses oder Reinigungspersonal gehören. Da auch diese Menschen zu einem funktionierenden Ablauf in der Firma beitragen, wäre es natürlich eine schöne Geste, auch diese bei den Einladungen zu bedenken. Generell gilt: Es gibt keine Pflicht für Betriebs-Events. Aber von der Steuer können Firmenfeiern nur abgesetzt werden, wenn alle Mitarbeiter eingeladen werden.

2. Einladungen versenden

Steht die Gästeliste, müssen Einladungen versendet werden. Hier kommen der Postweg, eine freundliche E-Mail oder eine persönliche Einladung infrage. Je nachdem wie groß das Unternehmen ist, sollte eine sinnvolle Auswahl getroffen werden. Wichtig ist nur, dass niemand vergessen wird und alle Mitarbeiter barrierefreien Zugang zu ihrer Einladung haben.

Als Zeitpunkt empfiehlt es sich, die Einladung mindestens acht Wochen im Voraus zu versenden. Besonders in der Weihnachts- und Neujahrszeit gibt es viele Termine und hier ist eine langfristige Planung entscheidend für den Erfolg des Events. Drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn macht es Sinn, noch einmal einen Reminder zu verschicken.

3. Kulinarisches mit Speisekarte, Buffet oder Menü

Da auch die Liebe zum Unternehmen unter anderem durch den Magen geht, hat die Auswahl der Speisen bei einer Firmenfeier eine besondere Priorität. Die Frage ist also, wann sich ein Buffet, eine sorgsam zusammengestellte Speisekarte und wann ein Menü für ein Firmen-Event eignet.

Entscheidet man sich für das Menü, ist eigentlich alles gut geregelt. Das Essen wird serviert und alles ist in der Struktur vorgegeben. Gibt es spezielle Essgewohnheiten oder haben Unternehmen mehr als 100 Mitarbeiter, wird es meist kompliziert und eine andere Bewirtungsstrategie sollte in Erwägung gezogen werden.

Möglicherweise ist dann ein Buffet die bessere Lösung. Hier kann sich jeder das aussuchen, was er mag und je nach Appetit im Laufe des Abends erneut zulangen. Nachteil ist, dass sich kaum voraussagen lässt, wann ein Buffet-Essen beendet ist. Sonst ist diese Variante für große Unternehmen und individuelle Speisevorlieben gut geeignet.

Die Vorteile von Menü und Buffett vereint die Speisekarte. Hier ist die Eleganz der liebevoll angerichteten Teller genauso gegeben wie die persönliche Bedienung. Da beim À la carte Essen die Gerichte jedoch nicht vorbereitet werden können, kann es mitunter zu langen Wartezeiten kommen. Eine Bestellung per Speisekarte ist also nur dann möglich, wenn es sich um eine kleine Betriebsfeier mit maximal ca. 25 Personen handelt.

4. Die passende Location

Wo gefeiert wird, ist immer wieder eine spannende Frage. Der Ort muss zur Situation und zur Corporate Identity des Unternehmens passen. Dazu muss berücksichtigt werden, wann das Event startet, mit welcher Gästezahl gerechnet wird, wie hoch das Budget ist und ob Kinder oder andere Personengruppen anwesend sind, die besondere Betreuung benötigen. Hinzu kommen Überlegungen, ob es eine „Schlechtwettervariante“ geben soll und ob für Technik, Mobiliar und sanitäre Anlagen in der Eventlocation gesorgt werden muss.

5. Das Programm muss zum Motto passen

Eine gelungene Betriebsfeier bietet ihren Gästen nicht nur ein leckeres Essen, sondern auch ein unterhaltsames Rahmenprogramm. Meist gibt es eine Eröffnungsrede mit Rückblick auf das vergangene Jahr, Spiele oder eine Band bzw. einen DJ, um das Event zu strukturieren. Artisten und andere Künstler kann man in diversen Karteien auswählen. Hier ruhig auf Bewertungen anderer Kunden achten. Nur ein erfahrener und guter DJ oder eine Band wird auch den letzten Tanzmuffel aus der Reserve locken. Bekannte Verzeichnisse sind etwa Crabbel oder Party-Band-Suche. DJs gibt es z. B. bei den Weltklassejungs.de. Wichtig ist, dass das Programm zum Charakter der Veranstaltung passt.

6. Besondere Unterhaltungsangebote

Füllen die Mitarbeite einen ganzen Saal, ist ein Icebreaker immer eine schöne Sache, um Stimmung in die Feier zu bekommen. Mögliche Hilfen dafür sind ein Moderator oder ein Unternehmens-Quiz, Dia-Shows oder andere Vergnügungsangebote wie Tischfußball oder Airhockey, in denen Teams gemeinsam eine kurzweilige Zeit haben können.
Soll es emotional werden, bietet sich ein Feuerwerk an. Das muss von der Gemeinde genehmigt werden, doch meistens ist das kein Problem.

7. Kleider machen Leute

Es sollte im Vorfeld kommuniziert werden, wie sich die Gäste kleiden sollen. Falls die Feier ein Motto hat, ist ggf. ein spezieller Dresscode angesagt. Wichtig ist, dass schon in der Einladung deutlich darauf hingewiesen wird und dies möglicherweise auch im Reminder noch einmal Erwähnung findet.

8. Geschenke als Anerkennung

Geschenke als Dankeschön sind heute meist Standard, besonders, wenn es sich um eine Neujahrs- oder Weihnachtsfeier handelt. Das müssen keine teuren und besonders individuellen Geschenke sein. Schon ein Glücksschweinchen aus Schokolade, eine Aktie am Unternehmen oder ein paar Lebkuchen reichen in der Regel aus, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Man sollte sich nur im Rahmen der Compliance-Regeln vorher schlau machen, was erlaubt ist.

Beliebt ist auch alltagstaugliches Merchandising der Firma, was den Nebeneffekt hat, dass die Mitarbeiter beim Gebrauch noch ganz unaufdringlich etwas Werbung fürs Unternehmen machen.

9. Die steuerliche Berücksichtigung

Wenn die Feier geplant wird, lohnt sich eine Abstimmung mit dem Steuerbüro. Wichtig ist, dass die Kosten für das Event pro Mitarbeiter maximal 110 Euro betragen dürfen, bei bis zu zwei Feiern pro Jahr.

Wird ein Event-Manager engagiert, der die Veranstaltung planen und durchführen soll, sind die Kosten für diesen nicht steuerlich absetzbar. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die Gesamtkosten der Feier durch die Anzahl der tatsächlich erschienenen Teilnehmer geteilt werden muss. Ergibt das im Ergebnis einen Betrag von bis zu 92,44 Euro netto oder 110 Euro brutto, ist steuerlich alles im grünen Bereich.

10. Beliebte Alternativen

Wem das alles zu viel ist, der beauftragt eine professionelle Event-Location und nutzt das Know-how der Mitarbeiter. Idealerweise sucht man Orte, an denen sowohl das Servicepersonal als auch die gesamte Infrastruktur vor Ort zur Verfügung stehen. Dazu gehört, wie am traumhaft gelegenen Rübezahl Berlin, dass bei Bedarf gemütliche Schlafplätze verfügbar sind und zusammen mit dem Auftraggeber attraktive Lösungen gefunden werden, die das Budget schonen und allen Beteiligten Freude bereiten.

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